ارتباطات خارجی

سلام 

من چند تا طرح خودرو ی سوپر اسپورت و چهار در دارم و میخواستم اونا رو به شرکت های خارجی ارسال کنم.

حالا میخواستم بدونم چطور باید این طرح ها رو ارسال کنم. ایمیل اصلی اون شرکت ها رو چطور باید گیر بیارم. چون تو سایت شرکت ها که میرفتم چند تا ایمیل انگلیسی برای اون شرکت ها وجود داشت و ارتباط با شرکت های خارجی را  نمی دونستم!!

پیشاپیش ممنون از راهنمایی تون

تا جایی که اطلاع دارم باید از طریق بخش ارتباط Contact 

سایت رسمی هر خودروساز اقدام کنید

مکاتبات به زبان انگلیسی هم باید خوب بلد باشید و متن مورد نظرتون رو

حتما انگلیسی بفرستید تا تایید بشه.

مثلا سایت مرسدس بنز قسمت Contact که مراجعه کنید

یه قسمت کامل برای مکاتبات خارجی با شرکت داره

تو اینترنت طرح تون رو بزارید اونا خودشون رو هوا میزنن , لازم هم نیست که توجه شون رو جلب کنه

ه طور کلی گفتم , امکان نداره به کسی که داخل ایران زندگی میکنه اعتبار بدن واسه طرحش , ولی اگه طرح شما چشم گیر باشه و مقبول مطمئن باشین بالاخره از یه جایی سر در میاره , ولی بدون اسم شما پاش . مثل عکس های اینستاگرام و فیس بوک که خدا میدونه از کجاها سر در نمیاره .

ولی به نظر من اصلا اشتباه نکنید و اگر فکر میکنید طرح شما از بیشتر جوانب کاملا حرفه ای و قابل قبوله و حرفی برای گفتن داره اصلا اونو همینطوری توی اینترنت یا شبکه های اجتماعی نذارید! چون به قول معروف اسکی رفتن از کارتون برای برخی سودجوها خیلی آسان تر میشه! عقلانی ترین کار همون گیر آوردن ایمیل روابط عمومی این شرکت هاست. سایت اکثر سازنده های خودرو قسمت contact us یا تماس با ما دارند که در این قسمت وقتی کلیک کنید اکثرا یک فرم ارتباط با تجار خارجی براتون میاره که می تونید مشخصات خودتون و توضیح و متنی که میخواید ارسال کنید رو بنویسید و براشون خیلی راحت و مستقیم ارسال کنید 

به همین سادگی. 

اما همونطور که دوست خوبمون در بالا متذکر شد شما باید به زبان و نگارش انگلیسی و ایمیل انگلیسی رسمی مسلط باشید

دوست عزیز شما با این کمپانی ها مکاتبه تونو شروع کنین، خودشون بهتون می گن چه چیزهایی لازم دارن

ممکنه یه کمپانی کلا طرح شما رو نپذیره و در همون صحبت اولیه بگه مایل نیست کار کنه باهاتون

یکی دیگه دو تا عکس بگیره ازتون

یکی دیگه ریز ترین جزئیات رو هم بخواد 

پس شروع کنین به ایمیل زدن و نتیجه شو به ما هم بگین

دوست من شما تا با شرکت مربوطه ارتباط برقرار نکنید نمیشه نظری داد.

اصلا نمیشه پیش بینی کرد که بعدش چه اتفاقی میوفته

امکان داره حتی از شخصی که طرحش رو پذیرفتن دعوت به عمل بیارن تا معرفی شرکت به انگلیسی انجام بده

شما بهتره پله پله پیش برید و قبل از نتیجه گیری های اولیه در مورد مراحل بعدی نمیشه صحبت کرد

نامه انگلیسی اشتغال به کار یکی مدارک مهم و اصلی برای شاغلین است.  نامه میبایست :

۱- کوتاه و واضح باشد.

۲- اطلاعات مسافر به صورت کامل و دقیق مطابق گذرنامه باشد.

۳- مدت مرخصی ،‌

۴- پست سازمانی ،‌

۵ -میزان حقوق

۶-  اشاره به بازگشت کارمند (مسافر) در نامه ذکر شود.

۷- به انگلیسی یا زبان مورد درخواست سفارت ارائه شود.

۸- در سربرگ رسمی( انگلیسی   یا فارسی ) تهیه شود

۹- امضای مدیرعامل با عضوی هیات مدیره دارای حق امضا را داشته باشد

نکته : اگر نامه انگلیسی تهیه می شود مهر فارسی مورد قبول نیست!

چگونه تاییدیه دادگستری و وزارت امورخارجه گواهی اشتغال بکار را بگیریم؟

در ذیل نوشته نمونه نامه اشتغال بکار به زبان انگلیسی را مشاهده می فرمایید :

 Word گواهی اشتغال بکار برای تمام سفارت ها 

قیمت ۲ هزار تومان 

نمونه اشتغال بکار به سفارت

به : سفارت محترم پادشاهی هلند در تهران

موضوع : گواهی اشتغال بکار

بدینوسیله گواهی می شود سرکار خانم نغمه آزادی فرزند علی با کدملی ۱۵۴۵۶۴۶۶۵۸ و شماره گذرنامه ۱۳۲۶۵۵۴ به نشانی تهران خیابان  وزرا  ………. مشغول بکار می باشد.

سرکار خانم آزادی در این شرکت با سمت …………………… به صورت تمام با حقوق ماهیانه حدود ۵۰٫۰۰۰٫۰۰۰ ریال مشغول بکار است ، همچنین ایشان مجوز استفاده از مرخصی به مدت ۱۵ روز از تاریخ ۱۰/۰۲/۱۳۹۸ را داشته و پس از اتمام مرخصی به محل کار خود باز خواهد گشت.

امضا مدیرعامل

(From)

Name of the Employer,

Full Address of your company

(Today’s date)

(To)

Full Address of the Embassy/Consulate

Subject: No Objection Certificate for (Employee’s Name)

Dear Sir/Madam,

This letter is to confirm that Mr./Mrs. _________ is an employee with our company since _____ on a full-time basis. He is currently working as a ________(designation) at ________(company name) and his annual salary is USD _____ P.A.

Mr./Mrs. ______ has expressed his/her interest in visiting _______(name of the country you’re visiting) for leisure and tourism purpose. Our company has no objection regarding his visit to ______(name of the country) for _____ days.

I’d also like to let you know that his/her leaves have been approved from ______ (leave starting date) to _______(leave ending date) for this overseas trip. We’re expecting Mr./Mrs._______ to report for work on _____ (date) on the expiry of his approved leave.

If your office requires any further details for enquiry, please feel free to contact us.

Yours sincerely,

(undersigned, with round seal of the office/department along with stamp)

Name of the employer,

Designation,Company Name.

یقیناً همه ی ما در طول زندگی خود نیاز داریم تا حداقل یک بار نامه انگلیسی به سفارت  بنویسیم و بهتر است که بتوانیم نامه خود را به اصولی ترین شکل ممکن بنویسیم. بنابراین یادگیری برخی از نکات در این مورد، میتواند به ما در نگارش یک نامه ی خوب کمک کند.

شروع نامه

- در صورتی که دریافت کننده نامه را کاملا میشناسید باید علاوه بر نام، عنوان او را هم ذکر کنید.

Dear Mr. President Obama

- در صورتی که نام او را می دانید اما عنوانش را نمیدانید نام او را ذکر کنید. این در صورتی است که شما نامه های انگلیسی دریافت کرده و وی نام خود را در آنجا ذکر کرده باشد و شما در پاسخ به آن نامه بسیار بهتر است که نام او را بنویسید.

Dear Mr. Smith

Dear Mrs. Johnson

Dear Miss Brown

- در صورتی که نام و نام خانوادگی فرد را میدانید و جنسیت او را نمیدانید، نام و نام خانوادگی او را بعد از Dear بنویسید:

Dear Ashley Johnson

- در صورتی که نام دریافت کننده را نمیدانید و مطمئن هستید که دریافت کننده آقا می باشد از Dear Sir و در صورتی که مطمئن هستید دریافت کننده خانم میباشد از Dear Madam استفاده کنید.

- در صورتی که نمیدانید که دریافت کننده خانم یا اقا میباشد از فرم زیر برای ارتباط با شرکت های خارجی استفاده کنید.

چطور نامه اشتغال به کار برای سفارت بنویسیم؟

نامه‌نگاری‌های انگلیسی معمول و به ظاهر ساده با سفارت گاهی بدجوری دست و پای آدم را می‌بندند. یکی از نامه‌های انگلیسی معمولی و متداولی که باید برای تمام سفارت‌ها آماده بکنید، نامه‌ی اشتغال به کار است. نامه اشتغال به کار سفارت باید به زبان انگلیسی نوشته شود. (حتی اگر برای سفارت یک کشور با زبان ملی دیگر – مثلا فرانسه – نامه اشتغال به کار می‌گیرید)، یکی از گزینه‌های معمول نوشتن نامه به زبان انگلیسی است. در این وضعیتی که هرکدام از سفارت‌خانه‌ها برای خودشان کلی مدرک‌خواهی می‌کنند،‌خوب است که با یاد گرفتن فوت و فن نوشتن نامه‌ی اشتغال به کار کمی از دغدغه و استرس گرفتن ویزا را کم کنیم.

ما در این پست به شما یاد می‌ٔدهیم که اصول نوشتن نامه‌ی اشتغال به کار انگلیسی برای سفارت ها چیست؟

چرا باید به سفارت نامه اشتغال به کار بدهیم؟
نامه اشتغال به کار با دلایل خاصی از شما درخواست می‌شود. یکی این‌که بدانند از پس هزینه‌هایتان در طول سفر بر می‌آیید یا نه؟ دوم این‌که بدانند حقوق‌تان آنقدر هست که به خاطرش جلای وطن نکنید؟ سوم این‌که اصلا کار دارید یا نه؟ (خطر جلای وطن برای بیکارها و مغزها در یک اندازه‌ است!)

برای نوشتن نامه به سفارت چه اطلاعاتی دم دست‌مان باشد؟
نام و نام خانوادگی
نام پدر
شماره ملی
سمت یا جایگاه شغلی در اداره
نام و نشانی محل کارتان
میزان حقوق شما (بر حسب ارز همان کشوری که حقوق می‌گیرید. حقوق‌تان می‌تواند به ریال باشد.)
تاریخ میلادی روز نوشته شدن نامه اشتغال به کار
نام و سمت رییس شما که قرار است نامه‌تان را امضا کند
تاریخ میلادی سفرتان

نامه اشتغال به کار سفارت چطور باشد تا ویزا بدهند؟
لطفا دقیقا چیزی که هستید را بنویسید. دقیقا همان حقوقی که می‌گیرید و درآمدی که دارید. از آن‌جایی که همراه با این نامه،‌ یک نامه «تمکن مالی» از بانک باید ارایه کنید، اگر از سر بی‌حواسی چیزی را اشتباه نوشته باشید،‌ سفارت درخواست ویزایتان را رد می‌کند.

نامه اشتغال به کار سفارت یک نامه رسمی معمولی است و بابت نوشتن آن به شما نمره نمی‌دهند. پس سعی نکنید متفاوت باشید یا زیادی خارجی بنویسید. نامه‌ اشتغال‌به کارتان فقط باید همان اطلاعات بالا را داشته باشد و بس.

تیپ کلی نامه‌های اداری انگلیسی با فارسی‌ها یک تفاوت جدی دارد و ان‌هم این‌که تعارف‌بردار نیست. لطفا آقای سفیر را بیش از اندازه تحویل نگیرید و از کشورش تعریف نکنید. پسرخاله‌تان که نیست!

یک نمونه نامه اشتغال‌ به کار انگلیسی برای سفارت
در این بخش برایتان یک نامه اشتغال به کار گذاشته‌ایم، با این توضیح که صاحب این نامه از سفارت یک کشور اروپایی ویزا گرفته و در زمان تحویل مدارک هیچ ایرادی به نامه‌نگاری‌اش نگرفته‌اند. پس خیالتان از بابت نگارش نامه راحت باشد.
این نامه با فرض‌های زیر آماده شده است:

نام و نام خانوادگی Mr.Cheee Mirza
نام پدر Cheee-Khan
شماره ملی ۰۰۷۰۰۷۰۰۷
سمت یا جایگاه شغلی در اداره editor (ویراستار)
نام و نشانی محل کار (نام کشور را فراموش نکنید. اگر شرکتتان سایت دارد حتما نشانی‌اش را بیاورید. تلفن و راه تماس هم مهم است. حتما یادتان هست که،‌ فرنگی نشان خانه‌هایشان را از آخر به اول می‌نویسند.)
Iran, Tehran

Address: No 777, Block 77, Cheee town

Tel: +9821…

www.cheee.ir

میزان حقوق: ۱۰۰۰ ریال
تاریخ میلادی روز نوشته شدن نامه اشتغال به کار (این را در بالای برگه باید بنویسند)
نام و سمت رییس که نامه‌ را امضا کرده است
AbarCheee-Khan
Editor-in-chief

تاریخ میلادی سفر:‌یکم تا ۱۲ نوامبر ۲۰۱۵
کشور مقصد:‌ Cheeejouri Land
تاریخ آغاز همکاری:‌ هشتم ماه می سال ۲۰۰۰

Iran, Tehran

Address: No 777, Block 77, Cheee town

Tel: +9821…

www.cheee.ir

Dear Honorable Ambassador of Cheeejouri land ,

This is to certify that Mr.Cheee Mirza, son of Cheee-Khan, holder of ID Card No. 007007007, issued in Tehran, has been working at this company as an  editor With monthly salary of 1000 Rials from May 8, 2000.

He is a very thoughtful, dependable and loyal employee and a great asset to our organization.

He is taking off his yearly vacation on November 1, 2015 and expected back at work on November 12 2015.

Sincerely,

AbarCheee-Kkhan

Editor-in-chief

ساختار و قالب نامه های انگلیسی بازرگانی

در این بخش چهارچوب نامه نویسی مورد بررسی قرار می گیرد.

یک نامه از 5 بخش تشکیل می شود

بخش اول: تاریخ، نام شرکت گیرنده نامه، سطر، قابل توجه، موضوع نامه

نوشتن تاریخ

به سبک british english

معمولا روز را پیش از ماه قرار می دهند و به جای of از , استفاده می کنند

برای مثال:5 september, 2016

به سبک american english

معمولاماهپیش از روز قرارمیگیرد

برای مثال:september 5, 2016

اسم شرکت گیرنده نامه:

نوشتن نام شرکت در مکاتبات بازرگانی نه تنها احترام به طرف مقابل است بلکه اهمیت و جایگاه رابطه کاری را نشان می دهد.

قابل توجه:

در این قسمت نام شخص گیرنده نامه یا بخش سازمانی مربوطه نوشته می شود. این قسمت نامه اهمیت بالایی دارد چراکه شاید یک شرکت هزاران نامه در روز دریافت کند بامشخص شدن بخش مربوطه نامه ی شما به آن ها ارجاع داده می شود.برای اینکه بگویید فلان بخش ازواژه ی Dept استفاده نمایید

مثلا خدمات: services- بازاریابی: marketing –مالی:financial-فروش:sales – خرید: purchasing- تضمین کیفیت:quality assurance- حمل و نقل:logistics- و .

موضوع نامه:

موضوع باید چکیده متن نامه انگلیسی باشد و نباید در خواننده نگرش منفی ایجادکند . برای مثال اگر شما تخفیف گرفته اید و این تخفیف شما را راضی نکرده موضوع نامه را نباید بزنید:discount,more discount,additional discount باید عباراتی که نگرش مثبت ایجاد می کند همانند  price analysis, marketanalysid, cost analysis, competetive market situation استفاده نمایید.

بخش دوم نامه در مکاتبات بازرگانی راجع به احوالپرسی است.

این بخش نشان دهنده ی تسلط شما در نامه نگاری است .

اگر نام طرف مقابل را نمی دانستید اما مذکر بود : ِDear Sir,Dear Gentlemen

اگر مخاطب مونث بود ونمی دانستید مجرد یامتاهل است و اسم او هم مشخص نبود Dear Madam

اگر نه نام و نه جنسیت شخص گیرنده نامه مشخص نبود بدین شکل می نویسیدDear Sir/Dear Madam دقت کنید or نمی زنید /  می زنید

اگر نام فرد مشخص بود ولی او را خوب نمیشناختیم پس از Dear نام خانوادگی او را می زنیم به هیچ عنوان نام کوچک یا مخفف نام کوچک او را نمی زنیم Dear Mr. Smith

اگر مخاطب نامه را خوب می شناسیم و قبلا هم ارتباط داشتیم می توانیم نام  کوچک او را بزنیمDear John

زمانی که چندین مخاطب در طرف دیگر داریم و اطلاعاتیاز آن ها نداریم ، در نامه های رسمی انگلیسی که برای چند مرجع فرستاده می شود از عبارت To Whom It May Concern استفاده می شود

بخش سوم در مکاتبات بازرگانی : متن اصلی نامه است

انتخاب استراتژی و لحن نامه : شما می توانید بنا برشرایط تهاجمی، میانه رو، تدافعی بنویسید

می توان بدنه نامه را به 3 قسمت تقسیم کرد:

پاراگراف اول مقدمه متن نامه است که باید هم تصور مثبتی در خواننده ایجاد کند هم انگیزه لازم را برای اینکه تا انتها نامه بخواند. در این پاراگراف به صورت مختصر شرکت خود را معرفی نموده و به طور مستقیم ذکر می کنید که به چه منظور نامه را نوشته اید.

We would like to introduce ourselves as a

پاراگراف دوم، قسمت اصلی نامه است. در این قسمت باید هدف ، منظور، تقاضای اصلی نویسنده به یک سبک رسمی با رعایت اصول گرامری و انتخاب صحیح کلمات به صورت حرفه ای نوشته شود. این قسمت باید شفاف و جامع باشد تا نیازی نباشدکه فروشنده طی چندین نامه بخواهد جزئیات را از شما بپرسد.

پاراگراف آخر ، پاراگراف نتیجه معروف است . این قسمت باید طوری تدوین بشود که خواننده نامه سریعا اقدام متقاضی را انجام بدهد

Do not hesitate to send the price list ,please

یا اینکه می تواند قرارهای فرد متقابل را هماهنگ کند

I look forward to hearing from you in two days

توجه داشته باشید که در نگارش نامه های بازرگانی تعداد پاراگراف ها بین 3 تا 5 عدد باشد و تعداد کلمات متن را کنترل کنید . اگر بتوان در هر پاراگراف 2 تا 3 جمله گنجاند، خواندن راحت تر می شود. به خصوص در ایمیل های انگلیسی

اگر می خواهید موارد زیادی را بگنجانید از جدول استفاده کنید و یا آن ها را به نامه پیوست نمایید

اگر جملات شما بیش از 40 کلمه داشت آن ها را بشکنید و به چندین جمله تبدیل کنید.

بخش چهارم در مکاتبات انگلیسی: احوالپرسی انتهای نامه، نام و جایگاه نویسنده، امضا و مهر است

این قسمت با دو خط ، فاصله نسبت به قسمت قبل نوشته می شود و حالت مودبانه به نامه می دهد

رسمی : Your faithfully

نیمه رسمی: yoursincerely

غیر رسمی: best regards

در زیر این بخش نام و مقام نویسنده آورده میشود

اگر شخصی به نیابت ازشخصدیگری نامه را نوشته باشد از p.p. استفاده می کند کهابتدا نام خودش را می نویسد و سپس عبارت p.p. و پساز آن نام شخصی که از جانب اونامه را نوشته

چنانچه نامه پیوست داشته باشد از عبارت enclosureیا به اختصار Encl. Enc استفاده می کنیم. دو خط پایین تر از امضا تعداد پیوست ها و نام آن ها را می نویسیم.به طور مثال Enclosure 3

اگر می خواهید نامه محرمانهباشد در ابتدای نامهprivate and confidential می نویسید و در پاسخ به چنین نامه هایی هم باید این عبارت را بنویسید.

بخش پنجم در مکاتبات بازرگانی اطلاعات تماس است.

نوشتن اطلاعات مورد نیازضروری در انتهای ایمیل پس از نام و مقام خود : آدرس، تلفن، فکس، تلفن همراه، ایمیل،وب سایت و نامکاربری اسکایپ یا دیگر نرم افزار های ارتباطی

چهارچوب نوشتن آدرس در زبان انگلیسی

نوشتن صحیح آدرس در مکاتبات خارجی بسیار حائز اهمیت است و مهر اعتباری بر نامه است. تقریبا مع آن چیزی است که ما در فارسی مینویسیم ابتدا #شماره واحد، سپس پلاک ساختمان، خیابان، خیابان اصلی ، شهر، کشور،کد پستی

اصطلاحات  نامه انگلیسی

 نامه نگاری انگلیسی یکی از روشهای ارتباطی بین انسان هاست که سال هاست مورد استفاده قرار می گیرد و هیچ وقت از بین نخواهد رفت، هرچند شکل و شمایل آن امروزه به نامه های الکترونیکی تغییر کرده اما اصول شروع و پایان نامه و نگارش تغییر چندانی نکرده و همچنان کارایی خودشان را دارند، امروز اصطلاحات پایان نامه در زبان انگلیسی رو براتون آماده کردم، این اصطلاحات وقتی به کارمون میاد که بخوایم در پایان نامه از اصطلاحاتی استفاده کنیم که مضمون ارادتمندی فرستنده نسبت به گیرنده رو نشون بده ، چند نمونه از این عبارت های مفید رو در این پست براتون میذاریم …

اصطلاحات پایان نامه در زبان انگلیسی

 Yours faithfully

 ارادتمند شما

 Yours sincerely, / Sincerely yours

 ارادتمند شما

 Sincerely, very Sincerely

 با احترامات خالصانه

 Yours respectfully

 با احترام

 Yours cordially

 با احترام صمیمانه

 Yours affectionately

 با احترام و محبت

 Yours Truly, / Truly yours  (for all customers/clients)

 ارادتمند شما (برای تمامی مشتریان می توان از این مورد استفاده نمود)

 Yours ever

 ارادتمند همیشگی

 Regards, / Best regards (for those you already know and/or with whom you already have a working relationship.)

 با احترام / با نهایت احترامات (برای مشتریانی که قبلا روابط کاری با آنها داشته اید و یا شناخت دارید مناسب تر است)

 Best wishes

 با بهترین آرزوها

 Kind regards

 با مهربانی

 Yours faithfully

 ارادتمند شما

 Bests

 با آرزوی بهترین ها (این عبارت غیر رسمی تر است)

 نکته: معمولا نامه هایی که با Dear Sir و یا Dear Madam شروع می شوند با عبارت Yours faithfully خاتمه می یابند و نامه هایی که با عباراتی نظیر Dear Peter Lewis آغاز می شوند در پایان با Your sincerely خاتمه می یابند.

 نکته:  برای پایان دادن به نامه های انگلیسی غیر رسمی می توان از عبارات مختلفی نظیر See you، Yours و … استفاده نمود. معمولا در پایان نامه های غیر رسمی آشنایان از عبارت زیر استفاده می شود. With best whishes، With kind regards

آیا شما هم سوالی دارید؟

سوالات زبان انگلیسی خود را در بخش نظرات این مطلب مطرح کنید و تا آخر هفته جواب آن را دریافت کنید.

لطفا با کلیک روی  زیر ما را در گوگل محبوب کنید.

غار نامه

در فارسی معمولا نامه ها (رسمی یا غیر رسمی) را اینگونه آغاز میکنیم:

با سلام

ضمن آرزوی توفیق، خواهشمندم در خصوص . 

با توجه به نامه شماره . مورخ .، درخواست دارم .

در خصوص پیام منتشر شده در تبلیغات آن شرکت محترم در زمینه

احتراما با توجه به کمبود آب آشامیدنی در (!!!)

با تشکر از تماس قبلی جنابعالی، به استحضار میرساند.

​ضمن آرزوی موفقیت روزافزون و آرزوی روزهایی خوش و خرم و . (!!!)

نکته اینکه احوالپرسی دوستانه در نامه های رسمی معمولا خیلی رایج نیست.

در ایمیل های انگلیسی میتوانیم جملات کلیدی زیر را در ابتدای نامه به کار ببریم:

With reference to your letter of 8 June, I … .

I am writing to enquire about … .

After having seen your advertisement in … , I would like … .

After having received your address from … , I … .

I received your address from … and would like … .

We/I recently wrote to you about … .

Thank you for your letter of 8 May.

Thank you for your letter regarding … .

Thank you for your letter/e-mail about … .

In reply to your letter of 8 May, … .

برخی جملاتی که میتوان در نامه های نه چندان رسمی و دوستانه در مکاتبات انگلیسی استفاده کرد:

I hope everything has been going well for you, .

I hope you and the rest of family are doing well,

گاهی در نامه ها لازم است تا ابتدا به یک موضوع در گذشته ارجاع دهیم. مثلا بابت تماس یا مذاکره یا جلسه ای که برگزار شده تشکر کنیم و سپس موضوع مورد نظر را بنویسیم.

در چنین حالتی استفاده از یکی از الگوهای زیر میتواند کمک بسیار خوبی باشد:

• Thank you for your letter of March 15.

• Thank you for contacting us.

• In reply to your request, .

• Thank you for your letter regarding .

• With reference to our telephone conversation yesterday.

• Further to our meeting last week .

• It was a pleasure meeting you in London last month.

• I enjoyed having lunch with you last week in Tokyo.

• I would just like to confirm the main points we discussed

       on Tuesday.

معمولا زمانی که میخواهیم نامه ی تجاری انگلیسی را برای اطلاع رسانی (خبر دادن، ارسال مدارک و .) بنویسیم، از یکی از جملات زیر استفاده میکنیم.

•  We are writing 

- to inform you that .

- to confirm .

- to request .

- to enquire about .

برای شکوه و ابراز نیتی از بابت یک موضوع بخصوص میتوان از جملات کلیدی زیر در مکاتبات خارچی استفاده کرد.

در این گونه نامه نگاری ها سعی کنید صریح و ساده بنویسید و دقیقا بگویید که مشکل چیست و انتظار دارید چه کاری انجام شود.

• I am writing to express my dissatisfaction with .

• I am writing to complain about .

• Please note that the goods we ordered on ( date )

       have not yet arrived.

• We regret to inform you that our order n ----- is now